Советы по организации мероприятий

Организация различного рода мероприятий, фуршетов, праздничных событий — только на первый взгляд не совсем сложная задача. «Был бы бюджет, а остальное все само сложится» - к сожалению, это не так.

1. Не стоит задерживаться строго на традиционных форматах

У каждого рода мероприятия есть свой формат. От этого формата зависит оформление зала, меню, музыка. Но не всегда полный уход в традиционный формат позволяет сделать мероприятие запоминающимся. Если выбранный вами формат нестандартный, но он позволяет достичь поставленной цели мероприятия, в в вашем выборе нет ничего плохого.

2. Без планирования все обязательно пойдет не по плану

К сожалению, чудесным образом сама по себе логистика мероприятия, ее контент, способы уведомления гостей о скором событии не сложатся. Все задачи должны быть четко расписаны в планах. Можно составить два плана. В первом указываются конкретно задачи. Во втором уже детально прописываются шаги, позволяющие достигнуть нужных задач. Не забывайте про главный ресурс — время. Учитывайте, сколько времени потребуется на шаги для решения задач.

3. Бюджет всегда должен составляться с учетом того, что возникнут непредвиденные ситуации

Конечно, не всегда приходится сталкиваться с незапланированными ситуациями. Но лучше быть к ним готовыми по умолчанию. Например, было запланировано мероприятие на открытом воздухе. Был учтен тот факт, что пойдет дождь, но мебельная продукция, защищающая от дождя, должна была спасти ситуацию. Однако, своевременно компания мебель не доставила. В результате пришлось в срочном порядке искать нового поставщика, что также ударяет по бюджету ввиду срочности. Идеальный шаблон бюджета — это замечательно. Но его коррективы в большинстве случаев все-таки возникают.

Если вы организуете мероприятие, которое требует большого количества оборудования, сэкономить деньги поможет его аренда https://www.kordelia.kiev.ua/. Например, вы организуете мероприятие в помещении со слишком высокой температурой. В таком случае логично арендовать мобильный кондиционер, нежели искать новое помещение с кондиционером, но уже по завышенной цене.

4. Детали — самое сложное в организации мероприятий

Зацикливаясь на самых крупных задачах, часто организаторы забывают один важный факт — когда мелочи копятся, они оказываются огромной проблемой. Хотя, по отдельности, вроде мелочи ничему не угрожают. Поэтому важно продумать все — музыкальные композиции для мероприятия, количество вилок и ложек для гостей, убедиться, что фотограф прибудет во время и так далее.